Reglement Winterhike

1. Deelnemer / loper:

Waar in het reglement wordt gesproken van “deelnemer / loper” wordt eveneens deelneemster/loopster bedoeld.

2. Aantal:

Het maximum deelnemers aantal bedraagt ca. 100 koppels.

Tot aan het begin van de tocht is het bestuur van de Stichting Sir Edmund Hillary Stam gerechtigd van dit aantal af te wijken.

3. Deelname

Deelname staat open voor leden van Scouting Nederland per twee personen (koppel).

  1. Troppels zijn als uitzondering toegestaan na toestemming van de Hillary Stam indien er geen koppel te vormen is.
  2. Troppels kunnen de Winterhike niet winnen en meedingen voor de wissel pikhouweel.
  3. Een troppel wordt wel beoordeelt voor punten maar er wordt geen certificaat verstrekt.

4. Inschrijving:

Zij die voor deelname in aanmerking willen komen, dienen zich in te schrijven.

Hiervoor gelden de volgende voorwaarden:

  1. Aanmelding dient te geschieden met het online inschrijfformulier of per e-mail. Vermeld naam, adres, telefoonnummer, geboortedatum en aantal eerdere deelnames aan de Winterhike van beide koppelleden. Aanmelden betekent dat beide koppelleden zich verplichten tot betaling van inschrijfgeld.
  2. Na controle krijgt het koppel een inschrijfnummer toegewezen.
  3. Na aanmelding wordt de startplaats, starttijd, deelname-categorie en het noodtelefoonnummer verstrekt.
    • De volgende categorieën zijn van toepassing:
      • Junioren, minimumleeftijd 14 jaar
      • Senioren, minimumleeftijd 16 jaar en minimaal één eerdere deelname aan de Winterhike in de categorie Junioren
      • Veteranen, minimumleeftijd 18 jaar en minimaal één eerdere deelname aan de Winterhike in de categorie Senioren.
  4. Één persoon betaalt het totaal verschuldigde deelname bedrag ten gunste van een vlotte administratieve afhandeling.
  5. Niet deelnemen ontslaat de aangemelde koppelleden niet van de verplichting tot betaling van het inschrijfgeld.

5. Annuleringsregeling

Annuleren kan via het emailadres info@winterhike.nl

De volgende annuleringsregeling is van kracht:

  1. Als je je koppel\troppel afmeldt voor 1 december krijg je het gehele deelname bedrag terug.
  2. Bij afmelden vanaf 1 december en voor 25 december krijg je de helft van het deelnamebedrag terug.
  3. Vanaf 25 december krijg je geen geld meer terug!
  4. Bij uitval van 1 persoon neem contact op met de Winterhike organisatie.

6. Route-aanduiding:

Bij de start krijgt elk koppel een startkaart en routes plus opdrachten voor die dag. Er kunnen verschillende route-aanduidingen bestaan en daarom dient elk koppel zelfstandig zijn route te bepalen aan de hand van de verstrekte route-aanduidingen.

7. Posten:

Langs de route is een aantal posten aangebracht. Elk koppel dient de startkaart bij de postcoördinator aan te bieden.

Op elke post is een vuilniszak aanwezig om afval in te deponeren. Laat geen afval achter op de route.

8. Winterhike-regels:

  1. Tijdens de Winterhike is het niet toegestaan om (huis)dieren van enerlei aard mee te nemen.
  2. Alle verstrekte opdrachten en routes dienen zelfstandig uitgevoerd te worden.
  3. Het is ten strengste verboden van enigerlei vervoermiddel gebruik te maken, anders dan in opdracht van de Winterhike-leiding.
  4. De Winterhike dient gelopen te worden in scouting-uniform en met bepakking.
  5. Het is niet toegestaan om vervoermiddelen voor de eigen bagage mee te nemen zoals bolderkarren enz.
  6. Door de Winterhike-leiding wordt op het overnachtingspunt een tijd vastgesteld waarna het stil dient te zijn.

9. Voeding

Wat krijg je te eten tijdens de Winterhike?

  1. De eerste dag moet je voor je eigen eten zorgen, onderweg krijg je iets warms te drinken en een warme versnapering op de centrale posten. Dit is geen vervanging voor een volledige maaltijd. Op het eindpunt bestaat de mogelijkheid om warme snacks te kopen.
  2. De tweede dag zorgen wij voor het eten, je krijgt een ontbijt- en lunchpakket, koffie of thee. Een warme versnapering op de centrale posten en op het eindpunt een warme maaltijd als afsluiting van de Winterhike.

10. Diskwalificatie:

Elke deelnemer die op onreglementaire wijze de Winterhike en/of opdrachten tracht te volbrengen of volbracht heeft, of die een andere deelnemer daarbij behulpzaam is of is geweest, of die handelt in strijd met aanwijzingen of beslissingen van de Winterhike-leiding kan worden gediskwalificeerd als deelnemer of krijgt strafpunten.

11. Punten telling:

  1. Van de gehele Winterhike moet een logboek gemaakt worden.
    • Voor de eerste dag kan er hiervoor maximaal 20 punten behaald worden.
    • Voor de tweede dag maximaal 10 punten.
    • Het logboek, de schetsen, opdrachten en alle bijkomende gegevens worden alle verwerkt in een snelbindmap.
    • Alle opdrachten worden, ieder voor zich, uitgewerkt op een vel ringbandpapier.
    • De map met daarin het Winterhike-materiaal dient na het uitwerken afgegeven te worden aan de desbetreffende coördinator ter beoordeling.
    • Het niet inleveren van een logboek en/of opdrachten of het niet uitvoeren van de postopdrachten kan betekenen dat er de tweede dag niet gestart mag worden.
  2. Aan het einde van beide dagen is uitwerktijd beschikbaar. Tijdens de tweede dag moet de complete Winterhike op papier om 15.30 uur zijn ingeleverd bij de eindpuntcoördinator. Omdat er uitwerktijd beschikbaar wordt gesteld, is het niet toegestaan om onderweg, voor het uitwerken van gegevens of iets dergelijks, gebruik te maken van een horeca gelegenheid.
  3. Per postonderdeel zijn er maximaal 10 punten te verdienen. Voor opdrachten onderweg maximaal 10 punten. Voor de routeschets maximaal 30 punten.
  4. Het aan de Winterhike-leiding vragen naar de route of de positie op de route kan strafpunten tot gevolg hebben of uitsluiting van het behalen van het certificaat of de wisseltrofee.
  5. Tijdsfactor: De koppels lopen op tijd, het te laat binnen komen kan betekenen dat men strafpunten krijgt of uitgesloten wordt van het behalen van het certificaat of de wisseltrofee. Zorg dat je niet onnodig tijd verliest onder weg.
  6. De uitslag zoals deze tijdens de prijsuitreiking op de 2e dag bekend wordt gemaakt is definitief. Over deze uitslag wordt niet gecorrespondeerd.

12. Prijzen/herinnering:

  1. Alleen een koppel dat volgens dit reglement heeft deelgenomen kan in aanmerking komen voor de wisselpikhouweel.
  2. Leden van een koppel dat minimaal 70,00 % van het maximaal te behalen aantal punten heeft behaald krijgen, mits deelgenomen volgens dit reglement, een certificaat uitgereikt.
  3. Deelnemers krijgen, mits deelgenomen volgens dit reglement, een herinneringsbadge uitgereikt.

13. Veiligheid:

  1. Ieder koppel is verplicht, tijdens het lopen in het donker, minstens één brandende zaklamp mee te voeren.
  2. Het alleen lopen is om veiligheidsredenen niet toegestaan.
  3. Deelnemers die besluiten de Winterhike vroegtijdig te verlaten moeten de Winterhike-leiding zo spoedig mogelijk hiervan op de hoogte stellen. In dat geval kan het noodtelefoonnummer gebruikt worden.
  4. Het gebruik van vuurwerk\alcoholische drank\drugs hoort niet bij een Winterhike. De Winterhike-leiding zal hier tijdens de Winterhike op controleren.
  5. De zichtbaarheid van de deelnemers laat, in de avonduren, te wensen over. Daarom heeft het bestuur besloten iedereen te verplichten met een reflecterende band te laten lopen. De band dient goed zichtbaar gedragen te worden, liefst om het been. De banden worden bij de start verstrekt tegen een borg. Op het eindpunt van de tweede dag wordt de borgsom, tegen inlevering van de armband, geretourneerd.

14. Uitsluiting van aansprakelijkheid:

  1. Iedere deelnemer loopt voor eigen risico.
  2. De Winterhike-leiding aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor ongevallen die de deelnemer voorafgaand, tijdens of na afloop van de tocht zouden overkomen.
  3. De Winterhike-leiding aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor materiële of immateriële schade aan of vermissing en diefstal van goederen die de deelnemer voorafgaande aan, tijdens of na afloop van de tocht in zijn bezit heeft.

15. Slotartikel:

In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur van de Stichting Sir Edmund Hillary Stam.

 


Reglement vastgesteld door de Sir Edmund Hillary Stam maart 2016 v5